Gestion des comptes de dépenses

L'UQAC adopte de nouvelles procédures

L'Université du Québec à Chicoutimi (UQAC) a adopté... ((Archives Le Quotidien))

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L'Université du Québec à Chicoutimi (UQAC) a adopté une nouvelle procédure de remboursement des frais de représentation et de déplacement à la suite du rapport qui révélait des irrégularités dans la gestion des comptes de dépenses.

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L'Université du Québec à Chicoutimi (UQAC) a adopté une nouvelle procédure de remboursement des frais de représentation et de déplacement à la suite du rapport qui révélait des irrégularités dans la gestion des comptes de dépenses. Les modifications de la nouvelle procédure, plus stricte, ciblent principalement la réclamation des frais de représentation et le processus d'autorisation des dépenses.

Les modifications apportées suivent les recommandations formulées par le rapport sommaire de la firme Pricewaterhouse déposé au printemps. Une analyse externe avait été demandée par l'université à la suite d'une enquête publiée par Le Quotidien, à l'automne 2014 et au printemps 2015, au sujet de demandes de remboursement non conformes. Le rapport de la firme avait révélé deux irrégularités de double facturation et d'utilisation de prêtes-noms.

La nouvelle procédure a été adoptée le 9 juin par le conseil d'administration. Aucune annonce publique n'a été faite depuis pour présenter le document qui est disponible sur le site Internet de l'UQAC.

La directrice du Bureau des affaires publiques de l'université, Marie-Karlynn Laflamme, a indiqué au Quotidien que l'annonce avait été reportée à l'automne en raison de la période des vacances.

Auparavant, deux documents distincts concernant les procédures de remboursement existaient. Les deux documents ont aujourd'hui été fusionnés pour regrouper la procédure au sujet des frais de déplacement, de séjour, de représentation, de réception et de réunion.

MODIFICATIONS

Les plus importantes mises à jour de la procédure concernent les frais de représentation et les règles d'imputabilité (voir encadrés pour détails). «Ce qui a énormément changé, c'est la portion des frais de représentation, souligne Mme Laflamme. Et c'est là que ça avait achoppé aussi davantage, quand on se ramène à l'audit qui avait été fait par les vérificateurs externes.»

Les règles d'imputabilité ont aussi été entièrement revues. «Les dépenses doivent être approuvées et passer par les mains du supérieur immédiat avant de se rendre pour une réclamation aux finances», ajoute la directrice des affaires publiques.

La nouvelle procédure laisse ainsi «beaucoup moins place à l'ambiguïté», précise-t-elle.

Syndicat

Le président du syndicat des professeurs de l'UQAC, Gilles Imbeau, accueille favorablement cette nouvelle procédure. «Elle a l'avantage de baliser des choses qui ne l'étaient pas. [...] Si son application est gérée avec humanité par les responsables qui autorisent les dépenses, cela devrait bien aller», indique-t-il, en entrevue avec Le Quotidien.

Jusqu'à maintenant, son application semble bien se dérouler, note celui qui continuera de suivre la situation cet automne. M. Imbeau avait observé un resserrement important au printemps, lors de la période de transition pendant laquelle toute dépense devait obtenir l'autorisation du recteur, Martin Gauthier.

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