Pouvoir délégué aux subalternes

Une façon de faire dangereuse

Marie-Soleil Tremblay, détentrice d'un doctorat en administration et... ((Archives Le Soleil, Jean-Marie Villeneuve))

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Marie-Soleil Tremblay, détentrice d'un doctorat en administration et spécialiste de la gouvernance des conseils d'administration et des comités d'audit

(Archives Le Soleil, Jean-Marie Villeneuve)

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La délégation de pouvoir des derniers recteurs de l'Université du Québec à Chicoutimi (UQAC) à leurs subalternes affecte la notion d'imputabilité, selon une spécialiste de la gouvernance et de l'administration publique.

«Ce n'est pas une règle de gestion en administration publique qui dit de ne pas déléguer ce pouvoir. C'est une simple question de gros bon sens», tranche Marie-Soleil Tremblay, détentrice d'un doctorat en administration et spécialiste de la gouvernance des conseils d'administration et des comités d'audit.

Le rapport juricomptable de PricewiterhouseCoopers sur la gestion des comptes de dépenses à l'UQAC, déposé mardi au conseil d'administration, ainsi que l'enquête lancée par Le Quotidien l'été dernier en arrivent à la conclusion que la délégation de pouvoir de la tête vers le bas a affaibli les mécanismes de contrôle.

Les recteurs ont délégué leur pouvoir aux cadres supérieurs, qui, à leur tour, ont laissé des pouvoirs de gestionnaire de budget à des adjointes administratives.

Plusieurs documents consultés par Le Quotidien portent ainsi la signature de l'adjointe administrative des deux derniers recteurs en poste depuis quatre ans à titre de gestionnaire de budget. Au fil des ans, cette adjointe administrative a donc autorisé des dépenses de plusieurs dizaines de milliers de dollars pour des cadres supérieurs.

Un employé du service des finances a expliqué au Quotidien, sous le couvert de l'anonymat, que cette façon de faire facilitait les choses. Elle permettait entre autres de récupérer rapidement certains documents comme des factures quand les pièces manquaient avec les réclamations.

«Comme je le mentionnais, ce n'est pas seulement une question d'administration publique. La personne qui doit autoriser un compte de dépense doit être supérieure hiérarchiquement. C'est une question de gros bons sens. Imaginez comment une adjointe administrative pourrait se sentir mal à l'aise de refuser une dépense à un patron», insiste le professeur à l'École nationale d'administration publique (ENAP).

Il faut préciser que la politique interne ne nécessitait pas toujours une signature d'un supérieur hiérarchique. Sur les formulaires de remboursement, la mention «si nécessaire» apparaît sous la ligne réservée au «Supérieur immédiat».

Pour ce qui est de la responsabilité du contenu d'un compte de dépense, la spécialiste ne se perd pas dans les grandes théories. La personne qui signe le document pour réclamer des dépenses est l'unique responsable: «Ça peut être une adjointe administrative qui rédige le formulaire, mais c'est la personne qui signe la réclamation qui assume la responsabilité de son contenu et surtout de la vérification finale avant de le faire parvenir au service des finances qui doit à nouveau procéder à certaines vérifications en fonction des politiques internes.»

«Quand vous remettez au comptable des documents pour votre rapport d'impôt, vous avez la responsabilité de ce que vous choisissez de remettre ou non. C'est la même chose», au sujet du blâme à l'encontre d'une adjointe administrative.

La spécialiste a conclu en rappelant que la personne qui autorise le remboursement des dépenses a, quant à elle, la responsabilité de s'assurer que les règles, procédures et politiques en vigueur dans une organisation ont été suivies.

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