Amphithéâtre: la vérificatrice générale soulève des lacunes

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La Corporation des événements et l'Amphithéâtre Cogeco ont passablement été sous la loupe de la vérificatrice générale de la Ville de Trois-Rivières, Andrée Cossette, dont le rapport pour l'année 2015 a été déposé lundi soir au conseil municipal.

Olivier Croteau, Le Nouvelliste

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(Trois-Rivières) La Corporation des événements et l'Amphithéâtre Cogeco ont passablement été sous la loupe de la vérificatrice générale de la Ville de Trois-Rivières, Andrée Cossette, dont le rapport pour l'année 2015 a été déposé lundi soir au conseil municipal.

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Yves Lévesque, maire de Trois-Rivières, Steve Dubé, directeur général de la Corporation des événements et Roger Picard, président de la même corporation.

Stéphane Lessard, Le Nouvelliste

Alors que l'Amphithéâtre Cogeco n'en était qu'à sa première année d'exploitation en 2015, Andrée Cossette a relevé plusieurs lacunes, notamment dans les contrôles internes ainsi que dans l'adjudication des contrats octroyés par la corporation.

C'est lors de la réalisation de l'audit pour la première année d'opération de l'Amphithéâtre Cogeco que plusieurs faiblesses ont été dénotées par la vérificatrice générale, l'incitant à donner deux mandats spéciaux pour faire une vérification approfondie des contrôles internes. Pas moins de 24 recommandations ont été formulées à l'organisme à la suite de ces mandats spéciaux.

Le rapport note d'abord des points à améliorer en ce qui concerne les échanges commerciaux et l'attribution de billets de faveur. Andrée Cossette recommande que les ententes définissent la juste valeur marchande des échanges commerciaux.

Elle cite notamment ce partenaire qui, ayant obtenu 2460 billets dans le cadre d'une entente commerciale, évaluait la valeur marchande à 91 518 $ alors que la valeur réelle était de 164 000 $, soit un escompte de 44 %.

D'autres ententes de services pour des échanges de publicité sont faites avec des ratios de 3 pour 1, note la vérificatrice générale. En 2015, pour l'ensemble des spectacles présentés à l'Amphithéâtre Cogeco, 9944 billets étaient des billets de faveur, avec un ratio de tout près de 35 % de l'assistance dans le cadre du spectacle de ZZ Top qui avait des billets de faveur ou avait bénéficé d'un échange de services.

Dans certains cas, Andrée Cossette note que le pourcentage de billets de faveur excède la valeur définie au contrat. La direction a manifesté son intention de se doter d'une politique d'attribution de billets de faveur.

Dépenses du directeur général

La vérificatrice générale note qu'il existe des lacunes en ce qui concerne les comptes de dépenses du directeur général, Steve Dubé, alors qu'ils sont approuvés indirectement par la liste des chèques, ce qui ne constitue pas une reddition de comptes formellement approuvée, selon elle.

Par ailleurs, le contrat de travail de M. Dubé ne mentionne pas que les frais d'essence pour usages personnels ou affaires sont payés par la corporation et que le remboursement ne s'inscrit dans aucune politique ou convention.

La direction a indiqué que cet amendement serait apporté au contrat du directeur général, mais que les frais d'essence apparaissaient toujours dans le détail des paiements Visa, approuvés par le CA.

Dans le rapport étoffé, on apprend également que les résultats de l'embauche de la firme Strataide, pour laquelle travaillait à l'époque l'ex-directeur général adjoint de l'amphithéâtre Alain Lamarre, n'ont pas eu les résultats escomptés en ce qui concerne la recherche de commandites.

Les revenus attendus se sont limités à 124 000 $ par année pour 3 ans, note Andrée Cossette, et le contrat a pris fin avant son terme. Andrée Cossette croit que le conseil d'administration aurait dû approuver la fin de ce contrat avant terme, mais la direction explique avoir l'intention d'informer le CA des détails de la fin du contrat.

Rappelons qu'Alain Lamarre a depuis quitté la firme Strataide pour fonder sa propre firme, ALBG Communication, qui a notamment négocié la venue de Céline Dion cet été.

Trois-Rivières en blues

En ce qui concerne Trois-Rivières en Blues, dont la Corporation des événements assure désormais l'administration, l'événement a absorbé un déficit de 124 111$ en 2015, et ce, malgré une subvention de 115 000$ de la Ville, dont 50 000 $ supplémentaire pour le spectacle de ZZ Top.

Or, les ententes entre les deux corporations ne prévoyaient pas la distribution de 504 billets de faveur, une valeur de 29 736 $. La vérificatrice générale recommande par ailleurs que les protocoles d'entente spécifient tant les situation positives ou négatives, et que la corporation doit définir un protocole pour les gratuités.

Des recommandations sont aussi émise afin que le conseil d'administration puisse obtenir un suivi rigoureux des demandes de subventions, que la liste des prix de vente des produits et services soit approuvée par écrit par le directeur général, ce qui n'est pas le cas actuellement, une mesure à laquelle la direction a indiqué son intention de se conformer.

D'autres recommandations visant à avoir une vérification plus rigoureuse des inventaires tenus pour la vente de marchandises et de consommations ont également été émises, de même que certaines recommandations quant au contrôle interne entourant les Délices d'automne, maintenant sous la responsabilité de la Corporation des événements.

Contrats

Finalement, la vérificatrice générale émet certaines recommandations quant à l'attribution de contrats, alors que certains contrats qui, au final, auraient dû faire l'objet d'un appel d'offres public, ont plutôt été attribués par appel d'offres sur invitation.

Le contrat pour assurer la sécurité avait été octroyé au plus bas soumissionnaire pour 85 600 $, par appel d'offres sur invitation.

Or, le montant final aura été de 138 500 $ puisque la Corporation a choisi de prolonger la demande de services, ce qui fait dire à la vérificatrice générale que la définition des besoins était au départ incomplète.

73 % des recommandations appliquées

Depuis 2002, pas moins de 408 recommandations ont été faites par le biais de rapports des vérificateurs généraux à Trois-Rivières. De ce nombre, 73 % ont été appliquées ou sont en progrès satisfaisants, peut-on voir dans le rapport 2015 de la vérificatrice générale, Andrée Cossette.

Un pourcentage qui a réjoui le maire de Trois-Rivières, Yves Lévesque, appelé à commenter le rapport en marge du conseil municipal, lundi soir.

«Il y a la perfection, et il y a la réalité», souligne le premier magistrat, se disant très satisfait de voir un taux de 73 % être atteint. Ce dernier a rappelé que des décisions sont prises tous les jours dans l'espoir de faire diminuer les coûts pour le contribuable, et que les plus récentes études ont démontré que le coût d'opération à Trois-Rivières était de 12,5 % en bas de la moyenne québécoise.

D'ailleurs, le travail de la Direction de l'approvisionnement a été souligné dans ce rapport 2015, alors que Mme Cossette croit que la direction «démontre clairement une volonté de respecter les dispositions législatives et réglementaires applicables et elle s'est également conformée à l'ensemble de ses politiques et règles internes», note-t-elle.

La vérificatrice générale croit tout de même que des améliorations peuvent être apportées au niveau de la précision des estimés budgétaires ainsi que pour la négociation à la baisse en présence d'un seul soumissionnaire conforme.

La vérificatrice Andrée Cossette tiendra un point de presse ce mardi afin de livrer ses commentaires à la suite de la publication de son rapport.

La vérificatrice recommande...

- Faire approuver directement les comptes de dépense du directeur général par le conseil d'administration ou le trésorier

- Définir clairement les termes concernant le remboursement de l'essence au directeur général

- Définir une politique établissant les règles pour l'attribution des billets de faveur

- Faire le suivi des demandes de subventions par le conseil d'administration

- Faire un décompte mensuel de l'entrepôt et la conciliation des inventaires

- Revoir l'ensemble des contrôles internes entourant l'activité Les Délices d'automne

- Aller en appel d'offres public pour tout contrat de 100 000$ et plus

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