Des lacunes en matière d'archivage

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Le vérificateur général de la Ville de Sherbrooke, Claude Cournoyer, a déposé son rapport annuel mardi.

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(Sherbrooke) La Ville de Sherbrooke présente des lacunes en matière d'archivage de documents et de protection des renseignements personnels. Des économies substantielles pourraient par ailleurs être réalisées grâce à des mesures de mitigation à Hydro-Sherbrooke et en améliorant l'efficacité énergétique des bâtiments appartenant à la Ville. Ce sont les conclusions du vérificateur général de la Ville de Sherbrooke, Claude Cournoyer, qui déposait son rapport annuel mardi.

S'il pourrait permettre des économies substantielles, le mandat de revoir les façons de faire d'Hydro-Sherbrooke n'est pas terminé. Il devrait être complété cet automne. « Avec le nouveau tarif LG pour les distributeurs municipaux d'électricité, ça mettra une énorme pression financière sur les résultats d'Hydro-Sherbrooke. C'est estimé à 7 M$ par année. Avec l'aide d'un expert, nous sommes à regarder des moyens de mitigation pour réduire ces impacts. Il y avait peut-être des choses qui n'étaient pas rentables dans l'ancien programme que nous sommes en train d'évaluer », explique Claude Cournoyer.

M. Cournoyer doit par ailleurs faire l'évaluation de l'efficacité énergétique des bâtiments de la Ville. « La Ville a fait plusieurs choses intéressantes dans le passé pour l'efficacité des bâtiments, mais il y a des options considérées avant la fusion qui n'étaient pas rentables et que nous sommes à réévaluer. Avec le tarif LG, le dernier mégawatt de la pointe annuelle, s'il dure tout l'hiver, coûtera 100 000 $ du mégawatt. S'il dure un seul mois dans l'hiver, on parle d'un peu plus de 70 000 $. »

Perte de documents importants

M. Cournoyer relève aussi un risque de perte de documents électroniques importants. L'archivage officiel à la Ville de Sherbrooke est de type papier. « S'ils n'ont pas été imprimés sous forme papier et envoyés à l'archivage, les documents électroniques peuvent être perdus. Nous avons analysé sept solutions offertes sur le marché pour régler le problème et le coût est de beaucoup inférieur à ce qu'il était il y a quelques années. Ça fait dix ans qu'il est identifié ce problème-là, mais il n'a pas été priorisé et plusieurs grandes municipalités sont dans la même situation. De ne pas être devant la parade, il y a souvent des avantages, il y a plus d'options sur le marché et c'est moins coûteux. »

La solution envisagée coûterait moins d'un million de dollars sur une période de dix ans.

Dans le même sens, la Ville reçoit en moyenne 1080 demandes de documents chaque année. Près de la moitié de ces demandes concernent le Service de police de Sherbrooke. « Le Service de police de la Ville de Montréal, dans la dernière année, a lancé un projet pour rendre l'information disponible aux citoyens et pour diminuer le nombre de demandes d'accès à l'information. Ils se sont inspirés de Vancouver où ça fonctionne bien. »

Sherbrooke pourrait donc s'en inspirer à son tour... dans deux ans.

Parallèlement, des efforts seront nécessaires relativement à la protection des renseignements personnels. « Pour être conforme à la Loi sur l'accès à l'information, il faut avoir un inventaire de tous les fichiers d'information personnelle et avoir des fichiers pour protéger cette information. En ce qui concerne la formation des employés, c'est la meilleure forme de prévention. À ce chapitre-là, il y a des efforts de sensibilisation à faire. Depuis plusieurs années, cette formation n'est pas incluse dans le cursus des employés. Nous avons fait un sondage et des employés qui sont à la Ville depuis 11 à 20 ans, qui ont accès à des renseignements personnels, n'ont eu aucune formation, aucune sensibilisation.

« Je crois beaucoup à l'expression : un problème identifié est à moitié résolu. Dans les discussions que j'ai eues, ce sera priorisé. Il y avait une faiblesse qui sera corrigée incessamment. J'ai fait venir de certaines municipalités comment eux ont structuré les choses. Personne n'a été lésé, mais c'est une faiblesse qui mérite d'être priorisée et corrigée. »

Quant au suivi des recommandations du vérificateur général, 95 % de ces recommandations formulées entre 2003 et 2008 ont été appliquées. Ce sont 75 % des recommandations de 2010 à 2013 qui ont été appliquées.

Enfin, Claude Cournoyer s'est montré satisfait de la fidélité des états financiers consolidés 2015 de la Ville et de ses organismes.

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Le maire Bernard Sévigny ne s'attend pas à ce que les conclusions du vérificateur général Claude Cournoyer permettent de compenser les baisses de revenus de 7 M$ à Hydro-Sherbrooke.

Archives, La Tribune

Le maire n'attend pas de solution miracle à Hydro-Sherbrooke

Le maire Bernard Sévigny ne s'attend pas à ce que les conclusions du vérificateur général Claude Cournoyer permettent de compenser les baisses de revenus de 7 M$ à Hydro-Sherbrooke. Si M. Cournoyer poursuit son mandat sur le sujet cet automne, M. Sévigny assure que la Ville demeure active pour trouver des solutions.

« Lui se propose de faire des vérifications, mais en attendant, ça ne veut pas dire que nous ne nous en préoccupons pas. Nous avons des rencontres avec des partenaires, avec le ministre des Ressources naturelles, avec Hydro-Québec et la Régie de l'énergie. Chaque fois, nous déposons des dossiers. Nous sommes très actifs pour préserver les marges bénéficiaires qu'Hydro-Sherbrooke a et qui ont été très touchées par le nouveau tarif.

« Le vérificateur propose une meilleure gestion des bâtiments municipaux quant à l'énergie. Est-ce que c'est le filon le plus profitable pour les contribuables? Peut-être pas. Il fera rapport et nous proposera un certain nombre d'éléments, mais ça ne veut pas dire que la Ville de Sherbrooke ne se préoccupe pas de ce problème. Les 7 M$, il faut comprendre la mécanique derrière

ça. Est-ce qu'on peut récupérer 7 M$ demain matin juste en y pensant et en posant quelques actions? C'est beaucoup plus complexe que ça. Est-ce qu'on peut améliorer nos processus? Oui et on le fait.

« Sur le plan de la gestion de l'énergie, nous ne sommes pas exemplaires, mais nous avons des pratiques extrêmement intéressantes. Y a-t-il de la place encore pour économiser? Oui, mais certainement pas des millions. Son mandat est de jeter un regard sur les processus pour les améliorer. Je n'en ai pas lu qui nous permettraient d'économiser 7 M$ demain matin. »

Quant à la gestion des archives, Claude Cournoyer propose de débloquer des budgets en 2017. « Il décrit une situation qui n'est pas souhaitable, notamment pour la gestion des documents en papier. Il y a lieu de s'améliorer et il y a des pistes qui sont intéressantes, mais comme on se donne un système financier qui est extrêmement coûteux pour 2016 et 2017, on va repousser la recommandation probablement à 2018. Mais il est clair que nous devons nous attaquer à cette carence. Il reste que l'information des gens n'est pas en danger. »

Le conseiller Jean-François Rouleau s'est pour sa part montré surpris que le vérificateur général n'ait pas eu le mandat de faire des vérifications auprès des organismes paramunicipaux « pour nous rassurer sur leur bon fonctionnement ». M. Rouleau avait fait une demande en ce sens à pareille date l'an dernier.

« Ça fait huit fois depuis cinq ans qu'il fait cette demande-là. Nous avons fait la démonstration que ce n'était pas pertinent. M. Rouleau fait de la politique sur cette question-là. On lui a répondu depuis longtemps », a rétorqué Bernard Sévigny.

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