Lacunes en archivage et protection des renseignements personnels

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Claude Cournoyer

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(Sherbrooke) La Ville de Sherbrooke présente des lacunes en matière d'archivage de documents et de protection des renseignements personnels. Des économies substantielles pourraient par ailleurs être réalisées grâce à des mesures de mitigation à Hydro-Sherbrooke et en améliorant l'efficacité énergétique des bâtiments appartenant à la Ville. Ce sont les conclusions du vérificateur général de la Ville de Sherbrooke, Claude Cournoyer, qui déposait son rapport annuel mardi.

S'il pourrait permettre des économies substantielles, le mandat de revoir les façons de faire d'Hydro-Sherbrooke n'est pas terminé. Il devrait être complété cet automne. « Avec le nouveau tarif LG pour les distributeurs municipaux d'électricité, ça mettra une énorme pression financière sur les résultats d'Hydro-Sherbrooke. C'est estimé à 7 M$ par année. Avec l'aide d'un expert, nous sommes à regarder des moyens de mitigation pour réduire ces impacts. Il y avait peut-être des choses qui n'étaient pas rentables dans l'ancien programme que nous sommes en train d'évaluer », explique Claude Cournoyer.

M. Cournoyer doit par ailleurs faire l'évaluation de l'efficacité énergétique des bâtiments de la Ville. « La Ville a fait plusieurs choses intéressantes dans le passé pour l'efficacité des bâtiments, mais il y a des options considérées avant la fusion qui n'étaient pas rentables et que nous sommes à réévaluer. Avec le tarif LG, le dernier mégawatt de la pointe annuelle, s'il dure tout l'hiver, coûtera 100 000 $ du mégawatt. S'il dure un seul mois dans l'hiver, on parle d'un peu plus de 70 000 $. »

 

Perte de documents importants

M. Cournoyer relève aussi un risque de perte de documents électroniques importants. L'archivage officiel à la Ville de Sherbrooke est de type papier. « S'ils n'ont pas été imprimés sous forme papier et envoyés à l'archivage, les documents électroniques peuvent être perdus. Nous avons analysé sept solutions offertes sur le marché pour régler le problème et le coût est de beaucoup inférieur à ce qu'il était il y a quelques années. Ça fait dix ans qu'il est identifié ce problème-là, mais il n'a pas été priorisé et plusieurs grandes municipalités sont dans la même situation. De ne pas être devant la parade, il y a souvent des avantages, il y a plus d'options sur le marché et c'est moins coûteux. »

La solution envisagée coûterait moins d'un million de dollars sur une période de dix ans.

Dans le même sens, la Ville reçoit en moyenne 1080 demandes de documents chaque année. Près de la moitié de ces demandes concernent le Service de police de Sherbrooke. « Le Service de police de la Ville de Montréal, dans la dernière année, a lancé un projet pour rendre l'information disponible aux citoyens et pour diminuer le nombre de demandes d'accès à l'information. Ils se sont inspirés de Vancouver où ça fonctionne bien. »

Sherbrooke pourrait donc s'en inspirer à son tour... dans deux ans.

Parallèlement, des efforts seront nécessaires relativement à la protection des renseignements personnels. « Pour être conforme à la Loi sur l'accès à l'information, il faut avoir un inventaire de tous les fichiers d'information personnelle et avoir des fichiers pour protéger cette information. En ce qui concerne la formation des employés, c'est la meilleure forme de prévention. À ce chapitre-là, il y a des efforts de sensibilisation à faire. Depuis plusieurs années, cette formation n'est pas incluse dans le cursus des employés. Nous avons fait un sondage et des employés qui sont à la Ville depuis 11 à 20 ans, qui ont accès à des renseignements personnels, n'ont eu aucune formation, aucune sensibilisation.

« Je crois beaucoup à l'expression : un problème identifié est à moitié résolu. Dans les discussions que j'ai eues, ce sera priorisé. Il y avait une faiblesse qui sera corrigée incessamment. J'ai fait venir de certaines municipalités comment eux ont structuré les choses. Personne n'a été lésé, mais c'est une faiblesse qui mérite d'être priorisée et corrigée. »

Quant au suivi des recommandations du vérificateur général, 95 % de ces recommandations formulées entre 2003 et 2008 ont été appliquées. Ce sont 75 % des recommandations de 2010 à 2013 qui ont été appliquées.

Enfin, Claude Cournoyer s'est montré satisfait de la fidélité des états financiers consolidés 2015 de la Ville et de ses organismes.

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