Gestion des contrats: le Cégep adopte son plan d'action

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Le Cégep de Sherbrooke a adopté un plan d'action en réponse au rapport de la vérificatrice générale Guylaine Leclerc. -

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(Sherbrooke) Le Cégep de Sherbrooke a adopté un plan d'action en réponse au rapport de la vérificatrice générale Guylaine Leclerc.

Ce rapport faisait notamment ressortir des lacunes en matière de gestion de contrats, de même qu'en matière de surveillance des comptes de dépenses auprès des cégeps qui ont fait l'objet d'un examen, soit le Cégep de Sherbrooke, les cégeps de Rimouski, Garneau, Alma ainsi que Rosemont.

Dans son rapport rendu public cet automne, la vérificatrice s'est notamment penchée sur la surveillance des frais encourus par les directions des cégeps. Elle a aussi remis en cause, dans certains cas, le processus de gestion des contrats : elle a entre autres fait ressortir une mauvaise évaluation des besoins, ce qui a pu entraîner des coûts plus importants et des échéanciers plus longs.

« C'est un plan global que l'on dépose », note la directrice générale du Cégep de Sherbrooke, Marie-France Bélanger, en rappelant que les autres établissements doivent aussi déposer un tel plan d'action.

« La principale amélioration qui est attendue de nous, c'est de documenter davantage les positions, les prises de décision... Dans le plan d'action, il y a beaucoup de grilles, de fiches de suivis. Ça va nous permettre de documenter un peu plus les décisions que l'on prend. C'est la teneur principale des améliorations qui sont attendues de nous », explique Mme Bélanger.

Le comité de finances et d'audit, un sous-comité du conseil d'administration, aura un pouvoir accru pour faire rapport sur un certain nombre de sujets. « Tout ça va en faire en sorte que des balises seront ajoutées aux règlements existants. »

« Quand les gens du bureau de la vérificatrice générale ont fait l'audit, ils ont relevé un certain nombre de lacunes. Quand le rapport est publié, ça laisse l'impression que tous les cégeps ont toutes les lacunes. Ce n'est pas le cas », a nuancé Mme Bélanger.

Documenter les remboursements

Dans son rapport, la vérificatrice générale reprochait notamment au Cégep de Sherbrooke de ne pas toujours documenter suffisamment les remboursements alloués pour les frais de déplacement ou de représentation de son personnel.

L'institution instaurera une politique sur les frais de déplacement, de représentation, de réception et de voyage à l'étranger. Cette politique, qui doit être adoptée au plus tard l'automne prochain, fournira notamment plus de précisions sur les pièces justificatives requises. Elle remplacera du même coup la directive déjà en place.

Au lendemain du dépôt du rapport, le Cégep avait fait valoir que les dépassements de coûts ont été en moyenne de 6 % sur trois ans, ce qui n'était pas énorme à ses yeux.

Ce plan doit être déposé à la Commission des affaires parlementaires et au bureau de la vérificatrice générale. Il s'étirera sur trois ans. « On sait qu'on va devoir rendre compte de l'avancement du plan chaque année sur trois ans. »

L'institution doit se doter d'un programme d'entretien préventif complet, comme le prévoient les recommandations. Un tel programme permettra d'avoir une meilleure vision de l'ensemble des systèmes et de faciliter la programmation des travaux à faire.

« Les exigences administratives, même si on sent une volonté gouvernementale de réduire les exigences, arrivent de toutes parts. Il n'y a pas un mois où il n'y a pas une nouvelle exigence qui arrive », a néanmoins souligné la directrice, en notant que l'institution fonctionnait à effectif réduit.

Rappelons que plusieurs organisations du monde de l'éducation réclament à Québec d'alléger la reddition de comptes.




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