Le cellulaire et le courriel sont utiles, mais pas parfaits. Pour le travailleur mobile, ils sont parfois insuffisants, parfois inefficaces. Pour communiquer avec ses collègues, employés, collaborateurs ou clients, quels outils choisir et comment les sélectionner ?
« Il faut s'interroger sur la nature des informations qui doivent être échangées, car beaucoup de tâches requièrent de l'info visuelle », explique Claudine Bonneau, professeure au département de management et technologie de l'UQAM.
Elle explique qu'il existe deux types d'information visuelle : relationnelle et fonctionnelle.
L'information relationnelle, ça réfère au fait de voir son interlocuteur.
« L'expression faciale, le langage corporel, ces indices visuels sont utiles si on négocie un contrat ou si on tente de régler un conflit délicat », explique Claudine Bonneau.
Cette information permet de décoder si la personne avec qui l'on discute est intéressée, attentive ou contrariée, et de s'ajuster.
L'information fonctionnelle, c'est l'information qui se rapporte à une tâche.
« Disons que je n'arrive pas à réparer le lave-vaisselle d'un client, dit Claudine Bonneau. Je peux appeler un collègue pour demander de l'aide, bien sûr, mais c'est mieux si je peux lui montrer la pièce qui pose problème. »
Dans des contextes où ces deux types d'information sont importants, les applications de vidéoconférence deviennent alors très pratiques. Les applications de partage d'écran aussi.
« Le travailleur mobile, c'est le représentant, le travailleur autonome, le cadre, le prof, le professionnel de la santé. Hors du bureau, on utilise souvent le courriel, mais il y a des applications plus efficaces. » - Claudine Bonneau, professeure au département de management et technologie de l'UQAM
Toutefois, les employés ont souvent tendance à traîner les applications de leur vie personnelle, comme WhatsApp, dans le milieu professionnel.
« Il est donc important pour une entreprise qui a des préoccupations de sécurité de comprendre les besoins des travailleurs mobiles », dit Claudine Bonneau.
Interdire aux employés d'utiliser certaines applications est toutefois irréaliste, estime-t-elle. Mieux vaut choisir une application qui répond à leurs besoins et en faire la solution officielle de l'entreprise.
« Il doit naturellement y avoir des avantages à migrer vers celle-ci. Si les travailleurs à distance ont par exemple accès au soutien technique en messagerie instantanée, ça va fonctionner. »
TROIS OUTILS
JOIN.ME
On peut accéder à cette application de vidéoconférence au moyen d'un ordinateur, d'un appareil mobile ou d'une Apple Watch. Elle permet de partager son écran.
Un concepteur de site web pourrait par exemple montrer l'ébauche du site sur lequel il travaille à un client ou collaborateur.
Il y a aussi un tableau blanc, un espace visuel partagé dans lequel les participants peuvent écrire et tracer des esquisses, explique Arthur Dang, chargé de projet à l'agence de développement web Symetris.
« C'est simple et complet. Webex est plus complet encore, mais c'est payant. GoToMeeting est un autre bon choix. »
GOOGLE HANGOUTS
Google Hangouts est un outil de vidéoconférence et de messagerie instantanée similaire à Skype.
Un des avantages à utiliser Hangouts, estime Claudine Bonneau, est que l'application peut être intégrée à toutes les autres applications de Google qui peuvent être utilisées dans un contexte d'affaires.
« On peut par exemple planifier un rendez-vous dans le calendrier de Google pour inviter ses collègues sur Hangouts, dit Claudine Bonneau. Certains spécialistes disent que la qualité de l'image et du son a même dépassé celle de Skype. »
SLACK
Slack est une application de messagerie instantanée similaire à WhatsApp, mais utilisée plutôt dans un contexte d'entreprise.
On peut créer des canaux de communication qui permettent par exemple d'écrire à une équipe particulière ou à l'ensemble des personnes qui travaillent sur un projet.
Cet outil gagne en popularité, note Arthur Dang, de Symetris.
« Le produit, très utilisé dans l'industrie informatique, vient d'une start-up de la Silicon Valley. »
Il suggère également HipChat, un autre outil similaire.
« Même modèle économique, quasiment les mêmes fonctionnalités, mais une interface un peu moins, disons, à la mode. »
Photo fournie par join.me
L’application join.me est gratuite et offerte en français.
Photo fournie par Google
Google Hangouts est très utile dans un contexte professionnel.