Un nouvel emploi s'accompagne souvent de sueurs froides. Par chance, un bon manuel de l'employé calme beaucoup d'appréhensions en allant au-devant des questions du nouveau personnel. Un employé averti en vaut deux.

Le manuel de l'employé est un code de déontologie accompagné d'informations au sujet de l'entreprise. «Ce n'est pas la bible, mais un peu la foire aux questions», explique Marc-André Odam, chef du service des ressources humaines chez Saladexpress.

«C'est très utile, même indispensable pour un employeur, soutient Sophie Vigne, directrice des ressources humaines chez Vision Globale. Ça va beaucoup plus vite pour comprendre son environnement de travail, ce qu'on attend de nous et les politiques de l'entreprise.»

Un long processus

La création du manuel de l'employé est une opération d'envergure. Que ceux qui croient s'en tirer en deux jours se détrompent.

«C'est difficile et c'est long, prévient Sophie Vigne. Il faut mettre les bons mots aux bonnes places et faire attention à la moindre interprétation. Avec la concertation des superviseurs, la correction, plus la mise en pages, ça nous a pris trois mois!»

Il existe heureusement des outils. TECHNOCompétences, le Comité sectoriel de main-d'oeuvre en technologie de l'information et des communications, offre un logiciel gratuit pour créer un manuel de l'employé efficace. Vincent Corbeil, gestionnaire de projets, se veut rassurant.

«Je pense que c'est un processus qui n'a pas une grande complexité dans la PME. Il faut quelques semaines, le temps d'annoncer, de récolter les informations et d'encadrer les politiques qui vont être mises en place.»

Il faut d'abord informer les employés de la création d'un manuel et de leur participation au projet. Toutes les sphères de l'entreprise doivent être représentées dans le comité qui devra élaborer le manuel. «Si un dirigeant l'écrit et n'en parle à personne, ce sera beaucoup plus difficile de faire accepter le manuel», souligne Vincent Corbeil.

Cibler ses besoins

Après une collecte d'information auprès des employés et des gestionnaires, le comité choisit les thèmes qui seront abordés. On y trouve généralement un message du directeur, l'historique et la mission de l'entreprise, une description de ses activités ainsi que ses politiques internes.

«Ça permet d'établir des balises au niveau du fonctionnement d'entreprise et d'éviter des situations embarrassantes ou difficiles à gérer pour les gestionnaires, explique Vincent Corbeil. Ça va du code vestimentaire à la classique interdiction de consommation de drogue, toutes ces petites choses qui font en sorte qu'une entreprise fonctionne bien.»

Une fois le manuel rédigé, mis en pages et présenté à tous les employés, il importe de le revisiter annuellement. Des mises à jour peuvent être nécessaires par rapport aux politiques.

S'il se produit un incident au sein de l'entreprise, grave ou non, l'inclure dans le manuel permet d'éviter d'y faire face de nouveau.

Par exemple, Saladexpress lance dans son manuel un énergique appel à un milieu de travail sans fumée: «Il est strictement interdit de fumer à l'intérieur de l'entreprise. Cela veut aussi dire de ne pas fumer dans les toilettes!!!!!!» Il y a fort à parier que les toilettes de Saladexpress ont déjà été le lieu de prédilection de fumeurs frileux.

Trop, c'est comme pas assez

Évitons toutefois d'alourdir le manuel! En conservant toutes les sections proposées par le logiciel de TECHNOCompétences, le guide peut faire une centaine de pages. Pour une PME de cinq employés, ça n'a aucun sens.

«C'est l'erreur à éviter! affirme Vincent Corbeil. Le manuel sera tellement gros, tellement complexe qu'il va être abandonné en cours de conception. Il n'est pas nécessaire d'avoir une politique sur tout ce qui régit la vie en entreprise. Il faut être en mesure d'adapter le manuel à ses besoins.»

Une entreprise dont les activités se situent en usine donnera priorité à la santé et la sécurité, et une entreprise sur la route, aux règles de kilométrage. "Ça revient à avoir un manuel qui nous ressemble», résume Vincent Corbeil.