Voici venir la saison des impôts chez Trucmuche Inc. Le contrôleur espère bien aller chercher les 20 00$ de crédit d'impôt en recherche et développement pour les deux projets de l'entreprise. Mais les nouvelles en provenance d'Ottawa et de Québec sont mauvaises : déficit, atteinte forcée de l'équilibre budgétaire, on devient beaucoup plus sévère dans l'octroi des crédits en question.

Existe-t-il des outils logiciels qui peuvent venir en aide au contrôleur et à l'entreprise? «Certainement!» répond Christian Vaillancourt, associé principal et chef de la direction de DCV et Associés de Saint-Lambert. «En l'absence d'un outil qui documente, mémorise, classifie au fur et à mesure du développement (le D dans R&D) toutes les informations relatives aux projets, le contrôleur, à la fin de l'année fiscale va devoir se lancer dans une chasse aux documents très hasardeuse.»

Il devra en fait remonter l'année à l'envers pour retracer les factures, feuilles de temps et de salaires, description des essais (et erreurs), de leurs coûts, des qualifications spécifiques des employés travaillant sur le projet (diplômes, expérience), bref fournir toutes les informations très détaillées requises pour éviter que la demande soit rejetée ou contestée.

Superformulaire interactif

«À l'inverse, un logiciel ou une suite logicielle spécialisée, si elle est bien conçue, commencera par le commencement.» explique M. Vaillancourt. «Et premièrement par comparer les divers projets d'investissements en R&D au début de l'année.» C'est qu'avec les budgets limités d'une PME, on ne peut tout faire. Il faut identifier les projets les plus payant et aussi ceux qui correspondent aux critères d'accès aux programmes de crédits d'impôts. On choisira un logiciel qui modélise ces paramètres, qui score les différents facteurs et fournit une sommation répondant à l'existentielle question : «go, no go?».

Pour éviter la course folle du contrôleur à la fin de l'année fiscale, le superformulaire informatisé recueille tous les documents au fur et à mesure, en temps réel.

«Pour maximiser les chances d'obtenir le crédit d'impôt, précise Christian Vaillancourt, le point le plus sensible c'est le «défi technologique». En somme il s'agit de démontrer, documents à l'appui et dans tous les détails, qu'il existait un risque réel d'échec, d'essais et d'erreurs, de pertes éventuelles avant de voir la lumière au bout du tunnel. C'est là qu'une documentation en béton intervient.»

Un bon logiciel devra donc littéralement exiger des documents précis, répondant aux questions et aux critères gouvernementaux avant d'autoriser qu'on passe à l'étape suivante du projet.

La tête dans les nuages

Bon, encore un logiciel à acheter, à installer, à tester! Des heures de joie et des tas dollars en moins dans la caisse. «Pas nécessairement, répond Christian Vaillancourt. Pourquoi ne pas simplement louer le logiciel, le superformulaire. Il réside chez son inventeur, la base de données qui le nourrit aussi et l'usager paie selon le temps où il l'utilise. Pas d'installation ni de test, seulement une adaptation aux besoins spécifiques de l'entreprise.» Cette façon de faire relève de l'informatique en nuage, le «cloud computing».

Solutions plus générales

Puisqu'on va investir dans une solution logicielle qui s'attaque à l'obtention des crédits d'impôt pour R&D, pourquoi ne pas en choisir une qui peut aussi analyser d'autres types de projets d'investissements? Tant qu'à accéder à un tableau de bord qui assure le suivi d'un projet d'investissement R&D, aussi bien le faire suivre d'autres investissements avec autant de rigueur. Ces produits doivent pouvoir s'aboucher avec le système financier informatisé de l'entreprise (factures, recevables, payables, paie, etc.). Tout dépassement de coût est alors connu instantanément.