Il y a plusieurs méthodes d'amélioration continue: kaisen, 5S, Six Sigma, etc. Mais pour les implanter, il faut avoir la même préparation. Voici les étapes à suivre:
1. Écouter le client
Le client est souvent le meilleur allié de l'amélioration continue.
Toyota a répandu le juste à temps en l'exigeant de ses fournisseurs. Aujourd'hui, les grands donneurs d'ordre imposent l'amélioration continue aux entreprises qui intègrent leurs chaînes d'approvisionnement, en aéronautique par exemple.
«Ce qui fonctionne très bien aussi, c'est le client fatigué qui menace de ne plus passer de commandes tant que les problèmes persistent», assure Jean-Marc Legentil, associé principal chez Bell Nordic.
2. Choisir une méthode simple
«Partez d'un besoin. Ne déployez pas un outil avant cela», recommande M. Legentil.
Il est préférable de commencer avec une méthode de base comme le 5S, plutôt que Six Sigma (voir autres textes, pages 8 et 10).
C'est aussi un bon moyen d'amener progressivement l'entreprise à adopter les valeurs liées à l'amélioration continue.
Une fois la méthode choisie, les employés concernés doivent bénéficier d'une formation à ce nouvel outil.
3. Impliquer tous les niveaux hiérarchiques
L'entreprise doit gérer le changement apporté par l'amélioration continue.
Le rôle des gestionnaires devra forcément évoluer. Mieux vaut qu'ils soient informés de leur nouveau rôle.
«L'ensemble des employés doit comprendre que le statu quo est inacceptable», soutient Michel Rioux, le responsable de la section logistique à l'École de technologie supérieure de Montréal (ÉTS).
«Gérer le changement signifie récompenser ceux qui participent, et accompagner ceux qui ont des difficultés», dit-il.
4. Viser des résultats rapides
Le meilleur moyen d'éduquer la haute direction est d'implanter l'amélioration continue dans un seul service, «pour qu'elle réalise ce que ça implique, et qu'elle le généralise à tous les services», affirme M. Legentil.
Quant au personnel, il est préférable de commencer par mobiliser une seule équipe. En atteignant rapidement des résultats, cette équipe participera elle-même à répandre l'amélioration continue dans le reste de l'entreprise.
5. Assurer un suivi permanent
L'entreprise ne doit pas s'arrêter aux premiers résultats.
«Être rigoureux une semaine, c'est facile», souligne Jean Harvey, professeur au département de management et technologie de l'UQAM.
La démarche doit s'appuyer sur des audits réguliers. «Le suivi doit être proactif et continu, si on veut être capable de contrôler le tout», dit Robert Verreault, directeur général de l'usine Bridgestone Canada de Joliette.
6. Rester ouvert aux autres méthodes
Pourquoi se reposer sur le succès d'une seule méthode?
Les outils d'amélioration continue sont complémentaires. La philosophie kaizen mobilise le personnel dans la recherche de solutions. Lean rend les processus plus fluides. Six Sigma détecte les variations de qualité, etc.
Chaque approche vient répondre à un besoin précis de l'entreprise. Celle-ci doit prioriser ses objectifs d'amélioration et définir la démarche adaptée.