Comment protéger son organisation

Pour lutter contre les fraudeurs, les entreprises doivent agir sur deux fronts : la protection et la détection. Marie-Chantal Dréau, associée chez PricewaterhouseCoopers et experte en juricomptabilité, et Michel Dion, professeur titulaire de la Chaire de recherche en intégrité financière CIBC de l'Université de Sherbrooke, offrent leurs conseils.

Leadership éthique

Le dirigeant doit avoir des convictions morales profondes qu'il met en application dans chaque décision importante. Il doit aussi montrer l'exemple, sans quoi son discours ne vaudra rien et n'inspirera pas la confiance des employés. Le patron doit décliner ses vues morales de façon consistante et cohérente dans l'ensemble des documents de l'entreprise : la mission, la vision, l'énoncé de valeurs, le code d'éthique, les politiques organisationnelles ainsi que les rapports de responsabilité sociale et de développement durable. « À long terme, le leadership éthique sauvera les organisations de la criminalité financière, mais aussi de toutes sortes de scandales », croit Michel Dion.

Code d'éthique

Selon Marie-Chantal Dréau, un bon code d'éthique contient les éléments suivants : les comportements attendus des employés et ceux qui leur sont interdits - par exemple, ne pas payer de pot-de-vin ou ne pas accepter de cadeau exorbitant de la part des clients -, les conséquences du non-respect du code, pouvant aller jusqu'au congédiement, l'obligation de dénoncer les manquements à l'éthique, les mécanismes de dénonciation et l'assurance qu'il n'y aura pas de représailles contre les dénonciateurs.

Attention à l'anonymat

« L'anonymat réconforte les dénonciateurs, convient Marie-Chantal Dréau. Mais s'ils ne savent pas formuler correctement leur plainte, on se retrouve avec des informations incomplètes, et le suivi de la divulgation devient impossible. » Dans le code d'éthique, l'entreprise doit indiquer comment la dénonciation se fait - par téléphone, courriel ou boîte postale - et les informations attendues. Dans quel service travaille le dénonciateur ? Quel service est concerné par la plainte ? Quel est le problème ? Y a-t-il des preuves ? Où peut-on les trouver ? Qui est impliqué ? Quand s'est produit l'incident ? Une équipe doit bien sûr donner suite aux plaintes.

Les embauches et les promotions

Vérification des réseaux sociaux et des antécédents judiciaires, enquête de crédit, référence des anciens employeurs, d'avocats, d'amis : tous les moyens sont requis pour connaître le passé des individus qui entrent dans la boîte ou qui sont promus à des postes-clés. « Ce n'est pas parce qu'un employé a accumulé cinq années d'ancienneté qu'on le connaît bien », rappelle Marie-Chantal Dréau. Aucune entreprise n'aimerait découvrir que son nouveau vice-président des finances a fraudé son employeur pour pallier des problèmes de crédit antérieurs à son embauche.

Former les employés

Les employés devraient recevoir une formation aux risques de fraude à leur embauche, et au moins une fois par année lors du renouvellement de la signature du code d'éthique, indique Mme Dréau. Michel Dion estime que ces formations doivent être de nature éthique et non juridique. « L'éthique va au-delà du juridique, explique-t-il. Elle permet de bien intérioriser les valeurs et d'opérer un véritable changement. » Par exemple, si on répète aux employés de ne pas utiliser leur temps de travail à des fins personnelles, il faut leur expliquer que ces heures ne leur appartiennent pas et que cela peut causer des pertes financières à l'entreprise.

Évaluer les risques de fraude

Au moins une fois l'an, chaque organisation devrait analyser ses risques de fraude. Y a-t-il de l'argent comptant en circulation dans l'entreprise qui pourrait être détourné ? Risque-t-on de gâter des clients de façon abusive pour obtenir des contrats ? S'expose-t-on à de la corruption dans certains dossiers ? Une fois les risques ciblés, il s'agit de resserrer les contrôles, par exemple en renforçant le code d'éthique ou en faisant de la formation plus pointue auprès des services concernés.

Outils de protection et protocole d'enquête

Les rapports d'opérations suspectes et les analyses de données sont de bonnes façons de détecter les fraudes. « On pourrait comparer les adresses des fournisseurs et celles des employés, illustre Marie-Chantal Dréau. S'il y a un «match», on a affaire à une anomalie à examiner. » Pour lutter efficacement contre la fraude, un protocole d'enquête est essentiel, ajoute-t-elle. Sans cela, un fraudeur pourrait passer entre les mailles du filet. « On doit déterminer qui répond au signalement, qui participe à la gestion de crise, qui la planifie, comment le plan est exécuté, comment sont préservées les preuves, etc. », détaille l'experte.