Si vos employés passent leurs soirées au bureau et prennent du retard dans leurs projets, peut-être est-ce un signe qu'il est temps d'impartir certaines tâches à un fournisseur externe.

Pour un entrepreneur habitué à tout faire lui-même, il est parfois difficile de laisser une partie du travail entre les mains d'inconnus. Pourtant, l'impartition des services comme la paye, le recrutement, la gestion du temps, des avantages sociaux ou des systèmes de caisse de retraite peut s'avérer un plus pour une PME.

«C'est nettement avantageux d'impartir des choses très prévisibles et très structurées, dit Benoit A. Aubert, professeur à HEC Montréal et PDG du Cirano. On doit choisir d'impartir les activités pour lesquelles il y a beaucoup de fournisseurs disponibles évoluant dans un marché compétitif.»

Par contre, il faut éviter d'impartir des tâches complexes, ou qui sont au coeur des activités principales de l'entreprise, comme la recherche et le développement.

Il est important d'être capable de mesurer facilement les résultats et la performance du fournisseur. «Si une activité est difficile à mesurer, mieux vaut ne pas l'impartir», dit M. Aubert.

Les avantages? D'abord, les économies.

«Pour un service simple comme la paye, ça coûte moins cher que de le faire à l'interne, ajoute-t-il. En fait, il n'y a pas vraiment d'avantages à garder la paye à l'interne.»

Si certains entrepreneurs demeurent réticents à impartir des services, c'est surtout une question de perception, croit le professeur.

«D'une part, ils mesurent mal l'expertise à laquelle ils pourraient avoir accès. Et quand on a un sous-traitant, ce sont de vrais dollars qui sortent de l'entreprise, alors que si on le fait à l'interne on a l'impression que ces coûts sont invisibles.»

Ces coûts sont pourtant réels, puisqu'il faut bien payer les employés qui effectuent ces tâches! Et pendant qu'ils se consacrent à des tâches administratives, ils n'apportent pas de valeur ajoutée.

Mieux vaut libérer du personnel pour qu'il consacre son énergie à des projets rapportant plus à l'entreprise. Elle pourra ainsi maximiser croissance et profits.

Au Canada, cinq grandes compagnies sont spécialisées dans la sous-traitance des services de paie. La firme ADP en fait partie. Elle compte 50 000 clients, de la très petite à la très grande entreprise.

«Nos services permettent de gagner du temps et de l'argent, mais aussi d'assurer la conformité aux règles fiscales, en faisant les déductions à temps et de façon exacte, pour éviter toute pénalité», explique Stefan Sarazen, vice-président d'ADP.

Encadré(s) :

Comment impartir

Choisir un fournisseur de services

1. Faites affaire avec une firme reconnue, qui a de l'expérience et une réputation solide dans le marché. La relation de confiance est importante.

2. Demandez des références et vérifiez sa viabilité financière. Qui sont ses clients actuels? Si la réponse n'est pas satisfaisante, cela devrait soulever des doutes.

3. L'engagement contractuel doit être clair et précis, avec des limites et des conditions bien établies. La tarification, les services offerts, le rôle et les responsabilités du soustraitant, ainsi que les pénalités en cas d'annulation doivent faire partie du contrat.

4. Posez des questions pendant vos discussions préalables avec le fournisseur. Si les réponses ne sont pas claires, c'est mauvais signe.

5. Au moment des soumissions, faites jouer le prix.

Nouveau guide

Un nouveau guide sur l'impartition à l'usage des PME sera lancé par la firme ADP le 20 octobre prochain. Il fournira des renseignements de base sur l'impartition des services administratifs et contiendra plusieurs conseils utiles pour le choix d'un fournisseur de services et l'établissement d'une relation de confiance avec lui. On pourra le télécharger gratuitement en ligne à l'adresse suivante: www.adp.ca.