Monter à l'assaut de notre himalayenne paperasse domestique? Canaliser le déluge des nouveaux documents?

C'est l'objectif du guide À vos papiers! lancé cette semaine par l'Association coopérative d'économie familiale (ACEF) de l'Est de Montréal.

Ce guide d'organisation et de gestion des documents personnels a été rédigé par Julie Dubuc, une documentaliste de 20 ans d'expérience qui est depuis trois ans conseillère budgétaire à l'ACEF de l'Est.

Elle travaillait déjà à ce projet il y a quelques années quand elle a rencontré la responsable de l'ACEF, Lise Morin. «Je me suis intéressée à l'organisme et elle s'est intéressée à mon projet», raconte Julie Dubuc. Engagée par l'ACEF quelque temps plus tard, elle a pu le mener à terme.

«Ce n'est pas du tout l'habitude dans les ACEF de traiter de ce sujet», observe-t-elle. Cependant, «on voyait là un lien avec la défense du consommateur, qui, mieux sera-t-il organisé, mieux pourra-t-il se défendre en cas de pépins».

L'ouvrage de 72 pages se divise en trois sections. La première propose un plan de classement en quatre groupes - accomplissements, biens et services, finances, identité - doublé d'un calendrier de conservation.

Selon l'auteure, ce guide se distingue notamment des autres ouvrages du genre par son approche simplifiée du temps de conservation des divers types de documents. En fonction des différentes exigences légales ou fiscales, Mme Dubuc a retenu cinq durées: trois ans, six ans, à vie, jusqu'à échéance, tant qu'on est propriétaire. «Avec cinq catégories simples, on ne se pose plus de questions, c'est facile, on est couvert», assure-t-elle.

Cette approche simplifiée trouve application dans la seconde partie du guide, qui traite de l'organisation physique des dossiers - contenu, identification, etc.

Par exemple, Mme Dubuc recommande de regrouper par année certains dossiers de même type, dont le temps de conservation est similaire. Ainsi, plutôt que glisser trois années de comptes d'électricité dans la même chemise, on y placera plutôt tous les comptes de services publics d'une même année. À la fin de l'année, il suffit de déchiqueter le contenu de la chemise arrivée à péremption, et d'ouvrir un nouveau dossier pour les services publics de l'année suivante.

Pour la canalisation des nouveaux documents, Julie Dubuc prône l'utilisation de deux chemises, boîtes ou autres contenants conservés à portée de main: le premier pour les documents à traiter, le second pour ceux à classer.

La troisième partie de l'ouvrage, enfin, permet de faire l'inventaire complet de toutes les données personnelles - formation, actifs, assurances...

Le guide s'adresse à tous, mais les cours que Julie Dubuc prodigue en gestion des documents personnels lui ont montré que la question intéressait surtout les gens de 40 ans et plus. «Étonnement, dit-elle, les jeunes dans la vingtaine font tout disparaître à mesure.» Sans doute sont-ils des adeptes de correspondance électronique, mais Julie Dubuc recommande tout de même de faire imprimer et de conserver une version papier des documents importants ou, à défaut, de les conserver sur un support électronique sûr: mieux vaut ne pas laisser à quiconque d'autre qu'à soi-même le soin de préserver les documents importants.

Vous vous sentez prêt à monter à l'assaut? L'erreur, indique Julie Dubuc, est de penser que le classement durera une heure ou deux, alors qu'on se retrouve avec un lit encombré de documents au moment d'aller faire des rêves mieux inspirés. Elle donne trois conseils à cet effet. S'assurer de pouvoir finir le travail une fois qu'il est commencé; prévoir suffisamment de temps pour accomplir la tâche - une bonne journée, peut-être; et trouver un espace suffisant et disponible pour faire le classement sans interruption.

Le guide À vos papiers! est en vente à l'ACEF de l'Est de Montréal (voir www.consommateur.qc.ca) pour 10$, ou 12$ avec les frais d'envoi.