Vos employés partagent de l'information et ils ont besoin d'outils pour mieux y arriver. Comme gestionnaire, toutefois, le coût des logiciels vous préoccupe, car souvent une infime partie des fonctionnalités sont utilisées. Par ailleurs, vous ne voulez pas mettre votre entreprise à risque avec n'importe quel outil gratuit.
Bertrand Milot, spécialiste en sécurité informatique, présente trois recommandations d'outils code ouvert (open source) à la fois gratuits et sûrs, à condition de les utiliser dans une infrastructure protégée, à jour et bien configurée.
FengOffice
Peu importe le type d'entreprise, il permet de gérer des fichiers et d'avoir accès à leurs différentes versions, de gérer des favoris sur le web, des agendas communs, des tâches, de créer des mémos, etc.
«Ce qui est particulièrement pratique, c'est qu'on peut lier différents éléments ensemble, comme un fichier, un mémo et une page web», indique M. Milot. On voit aussi l'historique de chaque élément: qui l'a vu, téléchargé, etc.
L'outil permet également de calculer le temps passé à travailler sur chacun des projets, avec la possibilité de faire «pause» et de reprendre plus tard.
M. Milot précise que FengOffice s'adapte aux besoins des entreprises. «On peut même y intégrer des clients et des partenaires, ajoute-t-il. Ils peuvent se connecter et accéder à différents éléments que nous partageons avec eux. C'est aussi adapté à des collaborations à l'étranger avec une indication des fuseaux horaires dans lesquels se trouvent les collègues. Visuellement, l'environnement ressemble à Outlook.»
Cyn.in
Cet outil fonctionne comme un média social, mais dans l'entreprise. On crée un mur pour chaque employé, puis pour chaque projet.
«Cyn.in intègre aussi la gestion documentaire, la gestion de calendrier, la gestion de projets et des tâches dans un environnement qui ressemble à Facebook, avec des nouvelles qui défilent, explique le spécialiste. C'est particulièrement bien pour une entreprise orientée vers des employés de moins de 30 ans.»
OwnCloud
Pour travailler en nuage sans avoir ses données dispersées aux quatre coins du monde, on utilise OwnCloud et on héberge les données de son entreprise sur son propre serveur.
«Cet outil imite le comportement de Google Drive ou de Dropbox, mais on sait où sont nos données physiquement et on n'a pas à accepter les conditions d'utilisation de ces entreprises, dit Bertrand Milot. Les outilsopen source sont développés par la communauté, pour la communauté, alors ils sont souvent moins soumis aux contraintes budgétaires et aux impératifs du marché.»