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Joëlle Charpentier, présidente de Charpentier Maletto, entreprise spécialisée... (PHOTO ANDRÉ PICHETTE, LA PRESSE)

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Joëlle Charpentier, présidente de Charpentier Maletto, entreprise spécialisée en développement organisationnel, aborde la gestion des équipes virtuelles dans ses formations.

PHOTO ANDRÉ PICHETTE, LA PRESSE

Des employés voyageant un peu partout. Une équipe dispersée sur un grand territoire. Des économies souhaitées en frais de bureau.

Peu importe la raison, quand on travaille sur le mode virtuel, les défis de communication et d'organisation sont grands. Joëlle Charpentier, conseillère en ressources humaines agréée (CRHA) et présidente de Charpentier Maletto, aborde la question de la gestion des équipes virtuelles dans son offre de formation. Elle partage cinq conseils pour fonctionner efficacement à distance.

1- Formaliser les communications plutôt qu'improviser

Lorsqu'on travaille à distance, elles sont terminées, les rencontres informelles dans le couloir au cours desquelles on peut féliciter un employé, ou prendre le pouls de l'équipe après l'annonce d'une nouvelle directive.

«Il faut réfléchir aux besoins de son équipe virtuelle, puis organiser ses communications», affirme Joëlle Charpentier.

Le suivi est capital.

«Après une annonce, on ne peut pas tenir pour acquis que la directive a été comprise et que tous y adhèrent: il faut se donner un mécanisme de suivi pour prendre le pouls, conseille la CRHA. Le défi est de formaliser ses échanges afin de générer une proximité virtuelle. Il faut s'assurer que chacun a les outils nécessaires pour bien faire son travail et ne pas le laisser seul dans sa réalité.»

2- Embrasser les nouvelles technologies

Plusieurs outils peuvent tout de même assurer une certaine spontanéité dans les échanges.

«Le clavardage fonctionne bien dans plusieurs organisations puisque les gens voient quand leurs collègues sont disponibles. Ils peuvent donc échanger de façon informelle ou poser une petite question rapide, explique Joëlle Charpentier. J'ai vu aussi des gestionnaires soutenir efficacement leur équipe par de petits messages textes au cours de la journée.»

Ayez toutefois une pensée pour vos employés et collaborateurs qui ne sont pas habitués à ces outils.

«On utilise avec eux le téléphone et on peut les former pour qu'ils deviennent plus à l'aise avec les technologies. Il faut toutefois garder en tête qu'adopter un changement prend du temps.»

3- Comprendre les limites de la technologie

Les outils de communication ne sont pas aussi multidimensionnels qu'une rencontre.

«Lorsqu'on annonce un changement à 15 personnes par téléconférence, on ne voit pas les visages. Certains n'oseront pas poser de questions, explique Joëlle Charpentier. Un bon communicateur interpellera les gens et injectera de l'humour pour dynamiser les communications à distance. Mais il faut être habile.»

Elle remarque que le gestionnaire d'une équipe virtuelle profiterait d'une bonne intelligence émotionnelle. «Ainsi, il arrivera à interpréter les silences, à sentir les choses. Les gestionnaires expérimentés s'en tirent d'ailleurs souvent mieux que les débutants.»

4- Prévoir quelques rencontres

Idéalement, on n'élimine pas complètement les rencontres.

«C'est bien d'avoir des contacts visuels à l'occasion pour échanger de l'information affective avec les gens importants de son équipe», affirme Mme Charpentier.

Si possible, elle conseille aussi d'apprendre à connaître une personne avant de travailler à distance avec elle.

«Le gestionnaire pourra ensuite plus facilement décoder certains signaux, il aura aussi plus de facilité à donner de la rétroaction, à faire du coaching, à développer une relation de confiance avec cette personne, ce qui est particulièrement important lorsqu'on travaille à distance.»

5- Savoir que le bureau virtuel n'est pas pour tous

«Certaines personnes ont besoin d'être stimulées par leur environnement de travail, et leur motivation passe beaucoup par la communauté, remarque Joëlle Charpentier. Ces personnes trouveront très difficile d'être isolées. D'autres, par contre, rechercheront la flexibilité du bureau virtuel.»

La spécialiste conseille d'aborder cette question dès l'entrevue d'embauche.




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