Des secrétaires qui servent le café et préparent les lunchs? Line Ross, présidente de la Fédération des secrétaires professionnelles du Québec, n'en connaît plus! Les temps ont bien changé et les secrétaires aussi.

Celles que l'on appelle aussi adjointes administratives ne sont plus confinées à taper des lettres et à répondre au téléphone comme ce fut le cas dans le passé. La secrétaire d'aujourd'hui est polyvalente, proactive et au centre de l'action.

 

«Comme secrétaire tu es le noyau, la personne de référence à qui les gens vont s'adresser en premier, car tu es au courant de tout ce qui se passe. Les gens te font confiance et c'est très valorisant», dit Nicole Caron, adjointe à la direction au Centre local de développement de la MRC de Val-Saint-François. Elle est secrétaire depuis quatre ans.

Avec le temps, les tâches ont évolué et se sont diversifiées. La secrétaire doit se tenir au courant des dossiers de la compagnie, organiser des réunions et des événements et créer des documents ou des présentations nécessitant une part de créativité.

«Avant, on était davantage des exécutantes, maintenant, on doit veiller davantage au bon déroulement des affaires et prévenir les coups», explique Line Ross, elle-même secrétaire depuis 32 ans, et adjointe administrative à la direction chez Domtar, à Windsor.

C'est d'ailleurs parce que les tâches ont évolué que l'on a voulu changer le nom de secrétaire en celui d'adjointe administrative. Mais cette proposition n'a jamais été adoptée par les membres de la Fédération. «Elles ont préféré garder leur titre, explique la présidente. Elles sont fières d'être secrétaires!»

Évoluer

Le plus grand défi d'une secrétaire est de s'adapter constamment aux avancées technologiques qui bouleversent les méthodes de travail. Elles doivent sans cesse se perfectionner. En 30 ans, on est passé de la machine à écrire à des logiciels de plus en plus sophistiqués.

«Toute cette adaptation fait peur, mais c'est aussi très motivant, car ça représente de nouveaux défis, dit Nicole Caron. Et en général, quand les outils de travail changent, c'est pour le mieux.

Au collège de Rosemont, on a pris le virage il y a déjà 10 ans en créant une Technique de bureautique avec profil micro-édition et hypermédia. En plus d'y enseigner le travail de bureau et les logiciels de base comme le traitement de texte, on offre aux étudiants de se spécialiser en infographie, en micro-édition ou en hypermédia.

Ces nouvelles connaissances permettent aux diplômés d'apporter une valeur ajoutée à leur travail. En plus des tâches de secrétariat traditionnelles, ils peuvent traiter des images, faire de la mise en page à l'aide de logiciels spécialisés comme InDesign, ou même réaliser des sites internet. De quoi faire appel à la créativité et à la débrouillardise!

«Quand nous avons lancé ce programme, c'était avant-gardiste, dit Carole Bellemare, responsable de la coordination du programme. Mais aujourd'hui, on constate que dans les offres d'emploi, ce sont des atouts de plus en plus recherchés, surtout par les PME.»

Les petites entreprises n'ont pas toujours les moyens d'embaucher un infographiste ou un concepteur de site web à temps plein. Elles cherchent des employés capables de faire un peu de tout, explique Mme Bellemare.

Perspectives d'emploi et salaires

Les perspectives professionnelles pour les secrétaires seront favorables dans l'ensemble du Québec au cours des prochaines années, selon le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale. Au collège Rosemont, on dit recevoir en moyenne 10 offres d'emploi pour chaque finissant.

Selon les statistiques fournies par la Relance au collégial en formation technique du ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport, en 2008, le salaire hebdomadaire moyen d'un diplômé en Technique de bureautique allait de 504 à 605$. Mais une secrétaire d'expérience devenant adjointe à la direction peut espérer gagner de 45 000$ à 60 000$, selon Line Ross.

Au collégial, deux profils sont disponibles en Technique de bureautique. Outre la spécialisation en micro-édition et hypermédia, on peut se diriger vers la coordination du travail de bureau, plus traditionnelle. Trente collèges au Québec offrent cette technique.

Par ailleurs, le métier est aussi enseigné au secondaire sous forme de DEP, avec la possibilité de poursuivre avec une Attestation de spécialisation en secrétariat médical ou juridique, ou en comptabilité. En 2008, le taux de placement pour les diplômés en secrétariat juridique était de 83% et leur salaire moyen de 576 $, selon le MELS.