Nicolas est chargé de projets. Dans quelques jours, il doit rencontrer son directeur pour son évaluation annuelle. Mais il trouve toujours ce moment difficile. S'il obtient régulièrement des félicitations pour le travail accompli, il reçoit aussi, à l'occasion, des commentaires négatifs. Il se demande s'il répond aux attentes de la direction! Il sait, qu'en général, son patron est satisfait, mais un doute persiste et le rend anxieux. Avant la rencontre, il demande à voir sa description de tâches. On lui indique qu'elle n'existe pas et que cela n'est pas nécessaire.

Nicolas n'est pas le seul dans cette situation. Beaucoup d'employeurs, surtout dans les PME, hésitent souvent à rédiger des profils de poste ou ce qu'on appelait des descriptions de tâches selon eux, les employés connaissent ou devraient connaître le travail à accomplir. Si on rédige un profil de poste, l'employé refusera de faire ce qui n'est pas écrit et demandera des augmentations de salaire en prenant conscience de tout ce qu'il doit faire, les changements à survenir dans l'organisation sont trop fréquents, il faut toujours modifier le profil établi...

Pourtant, l'utilisation du profil de poste est bien reconnue pour améliorer la performance d'une organisation. Le premier objectif d'un tel profil est de préciser les attentes de la direction à l'égard de chaque titulaire. Les nombreuses incompréhensions, qui surviennent entre un subordonné et son supérieur ainsi que celles qui surgissent entre les collègues eux-mêmes lorsque le profil du poste n'est pas clair, sont en effet très coûteuses, sans compter l'anxiété du titulaire.

Le deuxième objectif, tout aussi important, de l'établissement des profils de poste de l'entreprise, est de clarifier la structure de l'organisation ainsi que les interrelations entre tous les postes. Lorsqu'on entreprend cette tâche, il n'est pas rare de découvrir des «doublons», soit deux ou plusieurs employés qui ont la même responsabilité, ou des oublis.

Le poste de travail est si important qu'une version écrite est de beaucoup préférable à une version orale. L'analyse de nombreuses erreurs de gestion en témoigne, les exemples foisonnent.

Le profil de poste est également utilisé à plusieurs occasions dans les programmes de gestion des ressources humaines le recrutement, l'évaluation de la performance, la formation, la politique de rémunération, la prévention des accidents, la communication interne, le climat organisationnel, etc.

En outre, il est maintenant reconnu qu'un profil rédigé professionnellement diminue le stress de l'employé. L'exemple de Nicolas nous rappelle cette pénible situation vécue inutilement par plusieurs employés.

Le meilleur profil de poste compte un maximum de deux ou trois pages. Il décrit les responsabilités et non les tâches. Il indique également que des modifications peuvent y être apportées. Les besoins des clients de l'entreprise, ainsi que les méthodes de travail et la technologie étant en constante évolution, l'entreprise doit s'adapter rapidement à ces changements. L'époque où une tâche demeurait la même pendant longtemps est maintenant bien révolue. Le profil de poste est un document vivant qui se modifie régulièrement pour répondre à toutes ces modifications.

La première rédaction demande souvent beaucoup d'énergie. C'est pendant cet exercice qu'on constate toute la complexité d'un poste de travail. Le superviseur du poste et l'employé sont les mieux placés pour décrire les responsabilités du poste. Toutefois, un conseiller en ressources humaines leur facilitera beaucoup la tâche.

Emploi-Québec subventionne également des ressources externes pour réaliser un tel projet. Par la suite, les modifications à apporter au profil du poste se font beaucoup plus rapidement.

En conclusion, disons que, dans la société actuelle, les avantages d'un profil de responsabilités surpassent de beaucoup ses inconvénients.

Pierre Duguay, CRHA est président de Com-Inter Communications.Dès lundi, vous retrouverez le texte de cet article dans le portail de l'Ordre: www.orhri.org