Les instructions sont simples. Vous devez regrouper les documents par catégorie, éliminer ceux qui sont périmés ou inutiles et classer les autres dans des chemises soigneusement marquées.

Les instructions sont simples. Vous devez regrouper les documents par catégorie, éliminer ceux qui sont périmés ou inutiles et classer les autres dans des chemises soigneusement marquées.

Pour guider les décisions, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) vient de publier À l'abri de l'oubli, petit guide de conservation des documents personnels et familiaux - le manuel du parfait agent de renseignement, en quelque sorte.

Il propose un système en 12 thèmes, que nous reprenons ici. Mais bien sûr, il est préférable qu'un système s'adapte à vos besoins plutôt que l'inverse.

1. Histoire et généalogie

Vous souhaiterez conserver les documents qui relatent votre passé ou celui de votre famille - recherche généalogique, photocopies d'actes anciens en provenance de l'état civil ou de notaires, journaux personnels.

De la même façon, classez soigneusement les bulletins et relevés de notes, les dessins d'enfant. Vous ne voudrez peut-être pas garder l'oeuvre complète, mais bien les dessins les plus marquants, les plus touchants.

Derrière les photos les plus significatives, inscrivez le nom des gens qui y figurent, et indiquez la date, même si cela vous semble une évidence. «Une photo récente sera vieille dans 50 ans», rappelle François David, archiviste à BAnQ.

2. État civil, citoyenneté, documents officiels

Il faut conserver toute sa vie les certificats de naissance, les actes de décès.

De même, conservez contrats de mariage ou d'union de fait, règlement de divorce, testaments et mandats en cas d'inaptitude. BAnQ recommande de garder à vie les carnets de santé, «car ils renferment des renseignements sur vos antécédents médicaux», ainsi que les passeports.

Et bien sûr, vous devez conserver votre permis de conduire tant qu'il n'est pas remplacé.

3. Loisirs et voyages

Les contrats d'abonnement à une activité sportive ou culturelle seront conservés aussi longtemps que dure cette adhésion.

Mais on peut garder en permanence les souvenirs qui revêtent une importance particulière: billets, itinéraires de voyage, etc.

4. Relations familiales et sociales

Vous pouvez conserver les invitations, avis de mariage, de naissance, de décès qui marquent des étapes significatives dans la vie de votre famille. Pour ce qui concerne votre correspondance et les cartes de souhait, François David suggère de ne préserver que les pièces importantes à vos yeux - celles qui les ont mouillés, par exemple.

5. Études et perfectionnement

BAnQ recommande de conserver toute votre vie vos diplômes, certificats et autres attestations d'études, mais également les relevés de notes.

À titre de souvenirs, peut-être souhaiterez-vous préserver certains travaux et notes de cours.

Les relevés de prêts et de bourses devront être conservés aussi longtemps que vous ne serez pas libéré de vos obligations.

6. Emplois

Question de ne pas perdre le fil, conservez la dernière version de votre curriculum vitae, jusqu'à ce qu'une nouvelle étape de votre carrière y ajoute un paragraphe.

Même principe pour les contrats de travail, que vous conserverez pour la durée de l'emploi.

7. Logement et biens immobiliers

Les baux et leurs modifications: conservez tous les documents tant que vous demeurez au même endroit. Vous pourrez y faire référence au moment de la hausse du loyer.

Conservez de façon permanente les contrats d'achat et de vente de propriété, de même que les plans et dessins architecturaux de votre résidence. Faites de même avec les factures des travaux qui l'ont modifiée substantiellement.

Pour leur part, les factures de réparation et d'entretien doivent être conservées tant qu'on demeure propriétaire de la maison. Si on veut la vendre, comment, autrement, faire la preuve que la toiture a été refaite il y a 10 ans? demande François David.

Conservez les quittances de taxes pendant trois ans. Les contrats d'assurance habitation doivent être gardés tant qu'une nouvelle police ne les remplace pas.

8. Biens mobiliers

Conservez les certificats de garantie de vos meubles et appareils tant qu'ils sont valides et les modes d'emploi tant que vous en serez propriétaire. François David donne un exemple fort plausible de l'utilité de cette précaution: «Il faut changer l'heure de l'appareil et on ne se souvient plus comment.»

Les factures seront souvent indispensables pour faire valoir une garantie. Stéphanie Poulin, responsable des services juridiques à Option consommateurs, recommande de conserver trois ans les factures, relevés bancaires et documents similaires: «La prescription générale est de trois ans dans les actions civiles et le droit personnel», rappelle-t-elle.

Problème: certaines factures sur papier thermique s'effacent en quelques mois. Par précaution, Alexandre Royer, porte-parole du Bureau d'assurance du Canada, suggère de faire une photocopie ou une numérisation des factures les plus importantes.

9. Services professionnels et entreprises de service

BAnQ recommande de conserver les factures d'électricité, de téléphone, de gaz, de câblodistribution et de tout autre service pendant trois ans.

Dans le cas des factures de soins de santé, de médicaments et des autres frais déductibles à des fins fiscales, conservez les reçus pendant six ans.

10. Revenus, épargne et placements

Gardez les déclarations de revenus et toutes les pièces justificatives pendant six ans.

Vous voulez conserver vos anciennes déclarations comme rappel de votre parcours professionnel? François David suggère de n'archiver que le formulaire principal, pour un seul ordre de gouvernement.

Gardez également pendant six ans vos bordereaux de paie, les relevés de prestations de la Sécurité de la vieillesse, les documents relatifs aux allocations familiales et paiements aux enfants. Même délai pour les documents d'assurance emploi, une fois toutes les réclamations réglées.

Les relevés de cotisations au REER ou au REEE doivent être conservés «pour la durée de la cotisation et jusqu'au règlement de toutes les réclamations», rappelle BAnQ.

Les relevés de placements doivent être conservés aussi longtemps qu'ils ne sont pas encaissés. Conservez les contrats d'assurance vie jusqu'au règlement de toutes les réclamations.

11. Prêts

Tous les documents relatifs à un emprum hypothécaire, un prêt personnel et à une marge de crédit doivent être conservés tant que la dette n'est pas acquittée ou que la marge n'est pas fermée.

Les quittances de dettes devront pour leur part être préservées six ans à compter du dernier paiement.

12. Opérations bancaires

Enfin, BAnQ recommande de conserver pendant six ans les relevés des opérations bancaires et électroniques. Même programme pour les chèques et chéquiers.

Par contre, l'organisme suggère de ne garder que les trois derniers relevés mensuels de cartes de crédit.