1- Planifier
1- Planifier
- Où, quand, comment, pourquoi? Définir les objectifs à atteindre.
- Constituer un mode de fonctionnement; qui sont les principaux acteurs impliqués dans le projet?
- Prévoir un scénario de rechange.
- Repérage du site. Choisir le moment propice, le lieu, et faire la réservation.
2- Préparer
- Définir une programmation préliminaire.
- Résumer les tâches à accomplir.
- Mandater les membres du comité organisateur ou de l'équipe et définir leurs responsabilités.
- Rechercher du personnel pour l'événement.
- Préparer un plan de communication.
3- Mettre en place
- Finaliser la programmation
- Réévaluer les objectifs financiers.
- Débuter la promotion de l'événement.
- Créer une trésorerie (petite caisse, ouverture de compte, etc.)
- Embaucher les ressources requises.
- Élaborer un scénario de l'événement.
- Faire le suivi auprès des fournisseurs (décor, menus, signalisation, technique, liste des invités, etc.)
4- Exécuter
- Élaborer un cahier de charges
- Faire une répétition générale s'il y a lieu.
- Suivre à la lettre le déroulement de l'événement.
- Monter et démonter les structures
5- Évaluer (quelques semaines après l'événement)
- Souligner les points forts et les points faibles de l'organisation
- Faire un debriefing avec le comité organisateur
- Remercier les commanditaires, les partenaires, les fournisseurs, les bénévoles.