1- Planifier

1- Planifier

- Où, quand, comment, pourquoi? Définir les objectifs à atteindre.

- Constituer un mode de fonctionnement; qui sont les principaux acteurs impliqués dans le projet?

- Prévoir un scénario de rechange.

- Repérage du site. Choisir le moment propice, le lieu, et faire la réservation.

2- Préparer

- Définir une programmation préliminaire.

- Résumer les tâches à accomplir.

- Mandater les membres du comité organisateur ou de l'équipe et définir leurs responsabilités.

- Rechercher du personnel pour l'événement.

- Préparer un plan de communication.

3- Mettre en place

- Finaliser la programmation

- Réévaluer les objectifs financiers.

- Débuter la promotion de l'événement.

- Créer une trésorerie (petite caisse, ouverture de compte, etc.)

- Embaucher les ressources requises.

- Élaborer un scénario de l'événement.

- Faire le suivi auprès des fournisseurs (décor, menus, signalisation, technique, liste des invités, etc.)

4- Exécuter

- Élaborer un cahier de charges

- Faire une répétition générale s'il y a lieu.

- Suivre à la lettre le déroulement de l'événement.

- Monter et démonter les structures

5- Évaluer (quelques semaines après l'événement)

- Souligner les points forts et les points faibles de l'organisation

- Faire un debriefing avec le comité organisateur

- Remercier les commanditaires, les partenaires, les fournisseurs, les bénévoles.