Accorder la logistique, donner la mesure aux fournisseurs et mener les budgets à la baguette, voilà le travail de l'organisateur professionnel, véritable chef d'orchestre d'un événement réussi.
Accorder la logistique, donner la mesure aux fournisseurs et mener les budgets à la baguette, voilà le travail de l'organisateur professionnel, véritable chef d'orchestre d'un événement réussi.
Avec la croissance rapide de l'industrie des congrès, ce métier spécialisé est de plus en plus en demande.
"Les besoins sont grandissants pour des personnes qualifiées, mais la formation est disponible depuis moins de dix ans au Québec", constate Catherine Noppen, qui enseigne l'organisation d'événements à l'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec.
Il y a deux types d'organisateurs professionnels.
Certains travaillent pour une entreprise spécialisée en organisation d'événements qui reçoit des mandats spécifiques de ses clients.
D'autres accomplissent cette tâche au sein même d'une association, d'un organisme, d'un ministère ou d'une entreprise.
Ils le font à temps plein, ou à temps partiel en complément de leurs autres tâches.
"La majorité des gens sont arrivés dans ce milieu un peu par hasard", explique Hélène Pigeon, organisatrice chez Événements Agora.
Mais un peu partout, il commence à y avoir des formations car il est important d'offrir un service de qualité, précise-t-elle.
L'industrie a besoin d'avoir des gens bien formés.
"On veut que le travail de planificateur soit mieux reconnu pour que ça devienne une profession à part entière", poursuit Mme Pigeon.
Car attention: ne s'improvise pas organisateur d'événements qui veut.
Entre planifier avec succès le party de Noël d'une entreprise et coordonner avec minutie tous les détails d'un congrès de mille participants, il y a tout un monde.
"Il y a un certain ménage à faire dans le domaine. Trop de gens sont entrés là-dedans et n'offrent pas nécessairement de bons services. Ça nuit à l'industrie", croit Hélène Pigeon.
Bien organiser: la marche à suivre
Un bon organisateur est quelqu'un qui sait marier sens de l'organisation, contrôle de soi, leadership et diplomatie.
Quand il reçoit son mandat, il doit d'abord consulter le comité organisateur de l'entreprise qui l'a embauché, souvent composé de bénévoles.
Il détermine avec eux les objectifs de l'événement. "Il faut que ce soit très clair, afin de s'assurer que l'on organise l'événement qui répondra le mieux aux besoins", indique Hélène Pigeon, organisatrice chez Événements Agora.
On définit ensuite le contenu et le comité scientifique de l'entreprise cliente choisit des conférenciers.
L'organisateur encadrera le tout et offrira un support aux conférenciers pour leurs déplacements et leurs besoins en matériel.
Il faut s'assurer que les dates choisies permettront à un maximum de personnes d'être présentes.
"Faire un congrès pour des comptables en avril, ce ne serait pas très gagnant", commente Mme Pigeon.
L'organisateur part ensuite à la recherche d'un site et des fournisseurs en fonction du budget disponible.
Hébergement, nourriture, activités sociales, audio-visuel, informatique, services de publicité, de rédaction, de traduction: c'est la ronde des soumissions.
L'organisateur doit promouvoir l'événement auprès des participants potentiels.
Pour ce faire, le site internet dédié à l'événement est de plus en plus un incontournable.
Pour en savoir plus:
www.workopolis.com
(sur la page d'accueil utilisez Recherche rapide ou les liens RapidEmploi)
Pour avoir une description du poste:
www.monemploi.com