Avec ses réunions, ses activités sportives, ses cocktails et ses repas, un congrès offre plusieurs occasions de faire mauvaise impression. Que l'on soit organisateur ou participant, voici quelques conseils pour s'en sortir indemne.

Afin d'être bien préparé, mettez la main sur le programme avant l'événement et assurez-vous d'avoir la bonne tenue pour chaque activité. Et surtout, passez l'information à votre conjoint s'il est invité.

Si un souper suggère le smoking pour les hommes, les femmes devront être habillées en conséquence. La robe longue n'est plus obligatoire. « Mais les accessoires comme les chaussures, le sac à main et les bijoux seront plus habillés », souligne Ginette Salvas, fondatrice de l'École internationale d'étiquette et de protocole.

Même dans une pourvoirie en pleine forêt, la tenue de ville est toujours de mise pour les réunions.

Si des activités sportives sont au programme, assurez-vous d'avoir les bons vêtements dans vos bagages. Pas de bermudas défraîchis ou de vieux t-shirts.

« Les employés ne doivent jamais oublier qu'ils représentent l'entreprise tout au long de la journée, peu importe l'activité », ajoute Mme Salvas.

Cocktails et repas

Les cocktails et les repas sont les périodes où les fausses notes sont les plus fréquentes. Les cocktails servent à faire de nouvelles rencontres et à échanger des cartes professionnelles. On ne reste pas avec les gens que l'on connaît et on circule en tout temps.

Les organisateurs doivent, eux aussi, faire leurs devoirs. Par exemple, choisir avec soin les bouchées servies pendant le cocktail.

Le mot le dit : des bouchées devraient être consommées en une seule bouchée. On évite les verrines, qui nécessitent une cuillère. Comme les gens doivent échanger des cartes et des poignées de main, on leur facilite ainsi la vie.

Penser à disposer des tables d'appoint un peu partout. Les invités pourront y déposer leur verre au lieu de le donner à la personne qui attend qu'on lui remette sa carte.

Pour la configuration des tables d'un repas, les organisateurs devraient toujours séparer les couples. On évite ainsi les discussions trop intimes comme les difficultés scolaires du petit dernier.

La compagnie « hôte » devrait placer un de ses employés à chacune des tables. Il sera ainsi plus facile de faire un suivi sur la réussite de l'événement.

La première impression est la plus importante. « Mais c'est la dernière que l'on n'oublie jamais », conclut Mme Salvas.