L'impact environnemental de l'industrie des congrès et réunions est énorme.
À elle seule, la conférence des Nations unies sur les changements climatiques, qui s'est déroulée à Montréal en 2005, a produit 25 000 tonnes de gaz à effet de serre (GES).
Comment organiser des réunions moins nuisibles pour la planète?
D'abord, il faut se fixer des cibles réalistes. «Inutile de vouloir tout faire du premier coup», dit Claude Villeneuve, directeur de la Chaire en éco-conseil de l'Université du Québec à Chicoutimi.
Et rien ne sert de courir, mieux vaut partir à point.
Plus la décision d'organiser un événement écoresponsable est prise tôt dans le processus, mieux on pourra atteindre nos objectifs, estime le chercheur.
On doit nommer un responsable de la coordination et un comité de bénévoles, si possible. «Plus les employés seront sensibilisés et plus les chances de succès seront élevées», ajoute M. Villeneuve.
À cet égard, il faudra aussi des bénévoles ou des «brigades vertes» sur place pendant le congrès pour sensibiliser les délégués.
«Les gens jettent n'importe quoi n'importe où si personne n'est là pour rappeler les consignes», ajoute-t-il.
En mai dernier, la CSN a tenté l'expérience pour son congrès, qui avait lieu au Centre des congrès de Québec. Des employés de la CSN et des bénévoles portant une veste permettant de les identifier répondaient aux questions des délégués pendant les pauses.
«On s'était dit que l'on voulait recycler et composter 80% de nos déchets et nous avons dépassé cet objectif, indique Mireille Bénard, conseillère syndicale qui s'est chargée de la supervision. Nous avons recyclé à 82,5%. C'est très bon pour une première fois; l'idée, c'est de s'améliorer.»
Les éléments essentiels
Le transport des délégués nécessite beaucoup d'énergie et produit des GES.
Y a-t-il moyen de faire du covoiturage ou d'organiser des navettes? Si les délégués prennent l'avion, on doit prévoir des moyens pour compenser les émissions de GES.
Ces coûts supplémentaires ont avantage à être intégrés dans le prix de l'inscription pour éviter de prendre les délégués par surprise après coup.
«Si on inclut les 10$ supplémentaires pour la compensation au point de départ, personne ne va s'en plaindre», dit Claude Villeneuve.
La diffusion de l'information et des communiqués durant la conférence représente une quantité importante de papier. On favorise de plus en plus les supports électroniques pour réduire l'utilisation de papier: l'internet, les cédéroms et les clés USB.
Pour les repas, mieux vaut choisir des produits locaux et de la vaisselle réutilisable ou recyclable.
Mais pour réaliser tout cela, il faut des fournisseurs qui collaborent. Le secret, selon Claude Villeneuve, est d'intégrer avec précision nos exigences environnementales aux appels d'offres.
Mesurer
Malgré toute la bonne volonté du monde, il peut arriver qu'un événement que l'on voulait «vert» soit un fiasco.
Pour être certain de ne pas rater sa cible, mieux vaut s'adjoindre un éco-conseiller. Celui-ci a tout le savoir-faire pour calculer de façon systématique la quantité de déchets et de GES produits et trouver des solutions.
Pour ceux qui ne peuvent pas embaucher d'éco-conseiller mais souhaitent tout de même un congrès plus «vert», quelques outils sont disponibles.
La Chaire de recherche et d'intervention en éco-conseil de l'UQAC a lancé en avril dernier son nouveau Guide des événements écoresponsables.
Il présente toutes les étapes à suivre pour planifier avec succès une réunion qui respecte le développement durable. Il tient compte non seulement de l'impact environnemental d'un événement, mais aussi de ses aspects sociaux, économiques et éthiques.
Le guide comprend des éléments très concrets. On y trouve, entre autres, un exemple d'appel d'offres, une grille d'évaluation des soumissionnaires, une grille de calcul des émissions de GES et un plan d'installation d'une station de tri pour le recyclage.
Par ailleurs, le Réseau québécois des femmes en environnement offre des conférences, des services-conseils et des séances de formation destinés à ceux qui veulent implanter des mesures écoresponsables dans leurs réunions.
Il a aussi lancé un portail internet destiné à promouvoir des événements écoresponsables. On y trouve de nombreux liens vers des ressources pertinentes.
www.evenementecoresponsable.com