Incapable de savoir combien lui coûtent chaque année les voyages d'affaires effectués par ses employés, la Ville de Montréal espère économiser en demandant à une agence de voyages de gérer tous ses déplacements.

Montréal dit ignorer avec précision le coût des voyages effectués par ses employés. Dans un récent rapport, la Ville reconnaît peiner à avoir un portrait fidèle des déplacements de ses employés, « les données recueillies sur l'historique de consommation par unité d'affaires sont très sommaires et parfois inaccessibles ».

Pour l'heure, les employés s'occupent eux-mêmes des arrangements pour leurs voyages, payant la majorité du temps avec leur carte de crédit personnelle leurs billets d'avion et les frais d'hébergement. Mais du coup, la Ville ne profite d'aucune économie de volume.

L'administration Coderre vient d'autoriser le lancement d'un appel d'offres pour embaucher une firme afin d'organiser tous les voyages d'affaires de ses employés. Le contrat que la Ville espère octroyer en février 2014 sera valide pour deux ans. La Ville dit avoir évalué sommairement le coût de ses voyages, mais refuse de rendre son estimation publique pour le moment afin d'éviter de nuire à l'appel d'offres.

En embauchant une agence, la Ville espère ainsi dégager des économies en regroupant ses achats de voyages d'affaires. On souhaite aussi « maîtriser » les coûts en s'assurant d'offrir le même service à tous les employés.

Montréal dit aussi vouloir améliorer la « traçabilité des déplacements par les employés de la Ville ». Des rapports pourront ainsi être demandés par services pour savoir lesquels voyagent le plus.

Faire le ménage

Cette centralisation permettra au passage de faire le ménage dans les dépenses remboursées aux employés puisque l'agence s'occupera même de réserver les chambres d'hôtel et de louer des véhicules au besoin.

Montréal dit aussi vouloir éliminer les paiements par cartes de crédit personnelles et centraliser l'accès aux points bonis souvent accordés par les voyagistes. Ainsi, au lieu de permettre aux seuls employés faisant des voyages d'économiser sur leurs voyages personnels, les points seront mis à la disposition de tout l'appareil municipal.

Cette décision de revoir les règles sur les voyages s'inscrit dans le resserrement des règles de la politique d'approvisionnement de la Ville, adoptée en octobre 2011 pour centraliser davantage les achats municipaux. Des études ont été faites dans plusieurs secteurs d'activités afin de trouver où des économies peuvent être réalisées.